5 návyků, které zkrátí práci s e-maily na polovinu

Na co se vyplatí ptát se ještě před nákup

Čtvrtý návyk: rozhodujte se hned při prvním přečtení. Každou zprávu zařaďte do jedné ze čtyř skupin – odpovědět hned, udělat úkol, předat jinam, smazat. Co nejde vyřídit do dvou minut, přesuňte do seznamu úkolů a z pošty pryč. Typická chyba je nechávat zprávy „na později" v doručené poště. Ta se pak mění v nekonečný seznam a nutí vás ho procházet znovu a znovu. Doručená pošta má být prázdná nebo téměř prázdná.

Topení v akváriu patří k zařízením, která si většinou všimneme, až když přestanou fungovat. Přitom právě výpadek topení dokáže během několika hodin napáchat víc škody než mnohé jiné poruchy. Ryby jsou na stabilní teplotu citlivé a její pokles nebo výkyvy se projeví nejdřív na jejich chování, teprve později na zdraví. Naučit se rozpoznat varovné signály dřív, než přijdete o osádku, je základní dovednost každého akvaristy.

První návštěva umělé stěny má jedno společné pravidlo: čím méně věcí si vezmete, tím lépe. Většina začátečníků přijde s velkým batohem a po hodině toho lituje. Základ je jednoduchý: pohodlné oblečení, které se neplete pod sedák, a přiléhavé boty. Půjčení lezeckých bot přímo na stěně je rozumnější než kupovat vlastní, dokud nevíte, jestli vás to chytne. Sedák a úvazek vám také půjčí, takže na první lekci nepotřebujete nic kupovat. Vezměte si lahev s vodou, malý ručník a něco na převlečení po tréninku.

Fázový posun a útlum: dvě čísla, která rozhoduj

Fázový posun udává, za jak dlouho se teplotní vlna z vnitřního povrchu dostane na povrch vnější. Pro akumulaci je důležitý posun 8–12 hodin, aby zeď vrátila teplo večer, kdy ho potřebujete. Útlum zase říká, jak moc se amplituda teploty sníží. Silná cihlová stěna o tloušťce 30–45 cm má útlum dostatečný i pro letní provoz. Naopak tenká příčka z pórobetonu o tloušťce 10 cm má fázový posun jen kolem 2–3 hodin a útlum téměř nulový – teplo projde skoro okamžitě a v místnosti vzniká přehřívání v odpoledních hodinách.

Součet je jednoduchý. Méně upozornění, kratší odpovědi, hotové šablony, okamžité rozhodování a filtrování. Nezačínejte vším najednou – zavedení jednoho návyku týdně stačí. Po měsíci budete na polovině původního času a zbytek dne můžete věnovat práci, která skutečně něco přinese.

První návyk: vypněte upozornění. Zvuk, ikona, číslo na displeji – každé upozornění vás vytrhne z práce a návrat k původní činnosti trvá i několik minut. V nastavení telefonu i počítače zrušte všechna oznámení o nové poště. Schránku pak otevírejte jen ve dvou až třech pevných časech denně, například ráno, po obědě a před koncem pracovní doby. Pokud se bojíte, že vám unikne něco naléhavého, nastavte si výjimku jen pro jednu nebo dvě konkrétní adresy.

Pište kratší odpovědi a používejte hotové texty Druhý návyk se týká obsahu. Většina odpovědí má do deseti slov a přesto jim věnujeme pět minut. Naučte se psát stručně: potvrzení, doplnění termínu, krátké rozhodnutí. Pokud odpověď přesahuje tři věty, je lepší zavolat nebo se sejít. Třetí návyk: uložte si šablony pro opakující se situace – potvrzení schůzky, poděkování, odmítnutí, dotaz na chybějící podklad. Většina e-mailových programů i webových schránek šablony podporuje. Ušetříte psaní i přemýšlení nad formulacemi.

Pátý návyk: filtrujte a odhlašujte. Většinu zpráv tvoří newslettery, oznámení a kopie, které nepotřebujete číst. Nastavte pravidla, která je automaticky přesunou do složek, a zbytek odhlaste. Trvá to jednou asi hodinu, ale vrátí se to během několika dní. Pozor na dvě chyby: nenechávejte si všechny složky zobrazené jako nepřečtené a nekontrolujte je během dne. Do složek se dívejte jednou denně, stejně jako do doručené pošty.

Většina lidí otevírá e-mailovou schránku několikrát za hodinu. Pokaždé na pár vteřin, ale dohromady z toho jsou hodiny denně. Nejde přitom o to, kolik zpráv dostanete, ale jak s nimi zacházíte. Pět níže popsaných návyků nemění váš nástroj ani firmu, jen vaše chování. Zkrácení času na polovinu není přehnané – při důsledném dodržení je reálné už po dvou týdnech.